Khi nhắc tới công việc của một nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ tới công việc “an nhàn” bên các chồng giấy tờ và máy móc in, hoặc đó là các công việc như kế toán, thư ký,… Nhưng thực tế công việc của nhân viên văn phòng không hề đơn giản và thoải mái như chúng ta từng nghĩ.
Vậy công việc nhân viên văn phòng được hiểu là gì? Bao gồm những công việc cụ thể như thế nào? Ngay bây giờ hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cụ thể về vấn đề này.
1. Nhân viên văn phòng là gì?
Có thể thấy, trong lĩnh vực ngành hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng là một cụm từ được nhắc đến khá rộng rãi. Trong tiếng anh, nhân viên văn phòng được hiểu là các vị trí Office Staff và được ví như những cô bảo mẫu của các công ty/ doanh nghiệp, thực hiện mọi công việc liên quan đến hành chính nhân sự.
Nhân viên văn phòng chính hiểu đơn giản chính là một trong những bộ phận cốt lõi, là bộ phận không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Công việc nhân viên văn phòng thường liên quan đến thủ tục hành chính văn phòng, văn thư.
2. Vai trò của nhân viên văn phòng trong công ty, doanh nghiệp
Nhân viên văn phòng giữ vai trò đó là cầu nối trong mọi hoạt động của công ty. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ được công việc của nhân viên hành chính văn phòng. Đây được xem là một vị trí công việc quan trọng trong công ty, tổ chức cũng như các doanh nghiệp.
Công việc của họ thường khá nhỏ, lặt vặt nhưng khối lượng công việc thì lại vô cùng lớn, đòi hỏi những người có tinh thần trách nhiệm cao và có niềm đam mê, yêu thích với ngành nghề này. Ngoài ra, nhân viên văn phòng thường liên quan tới vị trí ban Nhân sự, nên trong một số công ty thường ghép luôn bộ phận Hành chính – Nhân sự để thuận tiện hơn trong việc quản lý.
3. Mô tả chi tiết công việc nhân viên văn phòng cần làm
Một công việc nhân viên văn phòng sẽ bao gồm một số yếu tố chính sau đây. Họ sẽ thực hiện liên tục và lặp lại nhiều lần.
3.1. Công việc chung của các nhân viên văn phòng
Ở mỗi tổ chức, công ty hoặc là cơ quan nhà nước đều có chức danh nhân viên hành chính văn phòng, và đây chính là một bộ phận đặc biệt quan trọng. Khối lượng công việc của một nhân viên hành chính tại văn phòng có khi cũng khá bận rộn và phải làm rất nhiều việc cùng một thời điểm.
Công việc nhân viên văn phòng chung chính là chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề về hành chính nhân sự, đội ngũ lễ tân, chăm sóc cho mọi hoạt động của toàn thể nhân viên hay cả những việc liên quan đến mặt pháp lý. Mỗi nhóm nhân viên văn phòng sẽ có cho mình những kỹ năng cần thiết riêng để hoàn thành tốt công việc thật xuất sắc.
Bạn có thể ứng tuyển vị trí này tại website OKVIP, chuyên tuyển nhân viên làm việc tại campuchia, với nhiều đãi ngộ lớn.
3.2. Các công việc cụ thể, chi tiết
Sau đây là một số công việc cụ thể của một nhân viên văn phòng, các bạn hãy cùng chúng tôi tham khảo ngay nhé!
3.2.1. Thanh toán các khoản thông tin chi phí cho văn phòng
Mỗi tháng, công việc nhân viên văn phòng đó là phải phụ trách việc lập phiếu và thanh toán toàn bộ các khoản thông tin chi phí cố định như cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo để phục vụ cho quá trình hoạt động ổn định của công ty.
Những khoản chi phí cần thiết chẳng hạn như: Văn phòng phẩm cho công ty/ doanh nghiệp, chi phí điện thoại, mạng internet, chi phí mặt bằng công ty,… Đôi khi, nhân viên mảng văn phòng tại các công ty hay doanh nghiệp nhỏ còn phải thực hiện cả việc tạm ứng trước các khoản tiền thanh toán thay cho thủ quỹ.
3.2.2. Nhân viên văn phòng trực hỗ trợ ở quầy lễ tân
Thông thường, nhân viên văn phòng thường có những vị trí làm việc khá linh hoạt, có thể là trực ở quầy để hỗ trợ lễ tân. Họ có nhiệm vụ trực ban và tiếp nhận điện thoại khi khách hàng gọi tới điện thoại công ty/ doanh nghiệp, họ cũng chính là những người đón tiếp những khách hàng tới công ty.
Bên cạnh đó, trước mỗi cuộc họp hay những hội nghị quan trọng của công ty, công việc nhân viên văn phòng chính là người trực tiếp thực hiện từ công tác chuẩn bị, soạn thảo kế hoạch, dự án đến khâu tổ chức cuộc họp.
Để hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao này, yêu cầu đặt ra với các bạn đs là phải có kỹ năng xử lý tốt, khả năng giao tiếp tốt, giọng nói chuẩn dễ nghe, chuẩn, đặc biệt đó là phải có tài ứng biến linh hoạt với những tình huống bất ngờ xảy ra.
3.2.3. Đảm nhiệm các công tác văn thư lưu trữ
Công việc nhân viên văn phòng tiếp theo đó là có nhiệm vụ thực hiện các đầu mục liên quan đến kỹ năng nghiệp vụ, đảm nhiệm về các lệnh công văn, giấy tờ, tài liệu liên quan của công ty.
Nhân viên văn phòng sẽ trực tiếp thực hiện việc chuyển và nhận những tài liệu quan trọng từ công ty/ doanh nghiệp tới khách hàng cũng như đối tác và ngược lại. Họ cũng có nhiệm vụ xử lý và tiến hành lưu trữ các tài liệu một cách khoa học nhất để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.
Lưu ý, nhân viên văn phòng luôn luôn phải đảm bảo bản gốc các tài liệu quan trọng được lưu trữ một cách cẩn thận, trong trường hợp các bộ phận khác cần tìm đến thì chỉ cung cấp bản photo có dấu công chứng. Bản chính của những tài liệu chỉ cung cấp trong trường hợp thực sự cần thiết.
3.2.4. Quản lý toàn bộ tài sản, cơ sở trang thiết bị của công ty.
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng những hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm của công ty, công việc nhân viên văn phòng sẽ là phụ trách việc lên kế hoạch sau đó đề xuất lên cấp trên.
Sau khi được xét duyệt thông qua đề xuất và chi ngân sách, họ sẽ tiếp tục tiến hành hoạt động mua sắm một số trang thiết bị cần thiết và bàn giao cho các phòng ban sử dụng. Trong quá trình các bộ phận quản lý phòng ban sử dụng trang thiết bị, nhân viên văn phòng sẽ phải theo dõi cũng như quản lý các trang thiết bị đó.
Đảm bảo rằng đầy đủ cơ sở vật chất đáp ứng cho nhu cầu làm việc tốt nhất cho các nhân viên. Phần lớn các công ty/ doanh nghiệp hiện nay đều có hệ thống sách báo phục vụ cho những nhu cầu thông tin và giải trí cho nhân viên. Nhân viên văn phòng sẽ phải có trách nhiệm quản lý, kiểm soát sách báo của cả công ty.
3.2.5. Hỗ trợ một số dự án của công ty
Bên cạnh những công việc nhân viên văn phòng như quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm công ty, quan tâm cũng như theo dõi chế độ bảo hiểm nhân viên, đảm nhiệm công tác hỗ trợ lễ tân, đón khách,… Nhân viên văn phòng còn có thể tham gia hỗ trợ các dự án của công ty khi cần thiết.
Đối với một số dự án lớn của công ty cần huy động lượng lớn nhân sự hỗ trợ, trong đó bao gồm cả bộ phận nhân viên văn phòng. Công việc của họ lúc này chính là in ấn những giấy tờ, hồ sơ, xin dấu và chữ ký của một vài người chịu trách nhiệm thực hiện dự án.
Chuẩn bị đầy đủ những điều kiện cần thiết cho người chịu trách nhiệm dự án như phương tiện hỗ trợ đi lại, ăn uống và nơi ở. Nhân viên văn phòng còn phải chuẩn bị tất cả tài liệu và những trang thiết bị đảm bảo hoàn thiện quá trình công tác diễn ra thuận tiện nhất.
4. Cơ hội của công việc nhân viên văn phòng
Hiện nay cơ hội công việc nhân viên văn phòng ra sao? Quá trình thăng tiến từ vị trí như thế nào? Hãy tìm hiểu ngay trong nội dung bên dưới bạn nhé!
4.1. Mức lương trung bình
Nhân viên văn phòng hiện tại đang có 2 mức lương cơ bản được áp dụng thực hiện, cụ thể đó là:
- Cấp bậc nhân viên: Mức lương của một công việc nhân viên văn phòng khi ở cấp bậc nhân viên sẽ dao động mức khoảng từ 6 đến 7 triệu đồng. Mức lương này dành cho nhân sự ở vị trí quầy nhân viên lễ tân, hay những nhân viên làm công tác về hành chính nhân sự. Đây là mức lương cơ bản, đảm bảo đáp ứng được nhu cầu làm việc của bạn tại đơn vị.
- Cấp bậc quản lý: Mức lương của một nhân viên mảng văn phòng ở cấp bậc quản lý sẽ dao động trong khoảng từ 9 đến 25 triệu đồng. Ở cấp bậc này đòi hỏi các bạn phải là người có năng lực chuyên môn cực kỳ cao, có trình độ hiểu biết sâu rộng trong rất nhiều lĩnh vực.
Không chỉ vậy, bạn còn phải đáp ứng được các yêu cầu cần thiết của nhà tuyển dụng về bằng cấp như loại tốt nghiệp các ngành về quản trị kinh doanh, các ngành nghề về ngôn ngữ hay hành chính nhân sự cấp cao. Đồng thời, cấp bậc quản lý này cũng sẽ đòi hỏi kinh nghiệm ít nhất 2 năm ở vị trí tương đương.
4.2. Thăng tiến công việc
Lộ trình thăng tiến của công việc nhân viên văn phòng cũng rất rõ ràng. Đầu tiên khi mới bắt đầu với ngành này các bạn sẽ giữ vị trí đơn giản là nhân viên văn phòng. Sau quá trình làm việc được một thời gian đúc kết cho mình được một số kinh nghiệm và năng lực phù hợp bạn sẽ được thăng tiến lên Thư Ký.
Cuối cùng vị trí cao nhất của nhân viên văn phòng đó chính là quản lý. Để có thể giành được chức vụ đòi hỏi chuyên môn của bạn phải cao và cách xử lý tình huống thật tốt.
5. Kết luận
Mỗi công việc, mỗi ngành nghề đều sẽ có những đặc trưng riêng và có môi trường làm việc nhất định. Hy vọng bài viết trên đây của chúng tôi sẽ giúp các bạn hiểu thêm về công việc nhân viên văn phòng.
Để có được cho mình sự lựa chọn đúng đắn về ngành nghề thì các bạn nên nắm vững những thông tin cần thiết về công viên của một nhân viên văn phòng và hành chính nhân sự để có được quyết định chính xác nhất nhé. Chúc các bạn thành công.
