Được đánh giá là một trong những công việc không có nhiều áp lực tại OKVIP vì vậy nhân viên hành chính trở thành một công việc lý tưởng của nhiều người. Tuy nhiên, thực tế công việc này có rất nhiều việc cần phải làm và đồng thời không hề nhàn nhã như mọi người vẫn thường nghĩ. Vậy mô tả chi tiết công việc của nhân viên hành chính văn phòng là những gì? Bài viết này của chúng tôi sẽ trả lời giúp các bạn.
Nhân viên hành chính là gì?
Nhân viên hành chính hay còn gọi là hành chính nhân sự được coi là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty/ doanh nghiệp nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục giấy tờ hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư cũng như lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên.
Ngoài ra họ còn có thể tư vấn pháp lý cho ban lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc bận rộn như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính & Tổ chức thường được sắp xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, bàn bạc và hỗ trợ lẫn nhau.
Mô tả chi tiết công việc của nhân viên hành chính
Dưới đây chúng tôi sẽ mô tả chi tiết công việc của hành chính nhân sự thường đảm nhiệm. Các bạn hãy tham khảo kỹ để nắm bắt thông tin nhé!
Ngoài ra, nếu bạn mong muốn tìm cho mình một công việc ổn định, với mức thu nhập cao. Hãy truy cập ngay website okvipc.group, chuyên tuyển dụng các việc làm trong và ngoài nước như việc làm campuchia, Dubai,…. để ứng tuyển online ngay.
Lễ tân văn phòng
Công việc lễ tân văn phòng của nhân viên ban hành chính sẽ hỗ trợ trả lời điện thoại, đón khách hàng, xử lý những thông tin ban đầu và hướng dẫn bộ phận khách hàng đến các khu vực chức năng để giải quyết công việc.
Quản lý hồ sơ giấy tờ, văn kiện
Công việc của nhân viên hành chính này sẽ bao gồm các mục cơ bản như sau:
- Sắp xếp lại lịch làm việc, lịch cuộc họp, chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cho các cuộc họp, buổi phỏng vấn, liên hoan,…
- Tư vấn các vấn đề cần thiết liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các ban lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch/ dự án công tác của công ty.
- Giải quyết những công việc hành chính bằng cách lập ra báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm kiếm ra giải pháp.
Chấm công, thực thi chính sách
Tiếp theo, công việc phổ biến cho nhân viên trong các thay đổi có trong quy định của công ty đó là đảm nhiệm việc thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên có mặt trong doanh nghiệp.
Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
Nhân viên hành chính sẽ hỗ trợ mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho phía công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm nhằm phục vụ cho nhu cầu của tất cả nhân viên. Đồng thời kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất, hạ tầng trong văn phòng, thay đổi mới, bổ sung nếu cần thiết.
Duy trì môi trường làm việc
Cuối cùng đó là chăm sóc sức khỏe cho đầy đủ các cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ nhằm duy trì một môi trường làm việc ổn định và an toàn nhất. Đôi khi chính nhân viên ban hành chính sẽ là một người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa tất cả mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty/ doanh nghiệp.
Những yêu cầu khi trở thành một nhân viên hành chính
Nhân viên ban hành chính đóng một vai trò rất quan trọng đó là trung tâm liên lạc cho tất cả nhân viên trong công ty, hỗ trợ công việc hành chính và giải đáp hầu như hết những thắc mắc của họ. Công việc chính nhân viên ban hành chính bao gồm quản lý những hồ sơ giấy tờ, chuẩn bị các loại báo cáo thống kê thu chi, lưu trữ hồ sơ,…
Công việc này không đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá cao. Chính vì vậy, ứng viên chỉ cần tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành về Văn thư, Lưu trữ học,… là đủ điều kiện để ứng tuyển. Những người nào đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí công việc của nhân viên hành chính sẽ được ưu tiên trong quá trình xét duyệt.
Ngoài ra, nhân viên bộ phận hành chính cần phải đáp ứng một số yêu cầu về kỹ năng khác, cụ thể như:
- Am hiểu tất cả quy trình hành chính, các quy tắc trong bộ phận quản lý hồ sơ giấy tờ của doanh nghiệp.
- Thành thạo hầu hết các công cụ tin học văn phòng như Word, Excel,…
- Kỹ năng tổ chức và quản lý tốt.
- Kỹ năng giải quyết, hòa giải vấn đề cao.
- Kỹ năng truyền đạt, giao tiếp tốt (bằng cả lời nói và cả văn bản).
- Cẩn thận, tỉ mỉ và chu đáo trong công việc.
- Am hiểu toàn bộ quy trình tuyển dụng nhân sự (do một số công ty/ doanh nghiệp sẽ yêu cầu Nhân viên hành chính hỗ trợ quy trình tuyển dụng).
Phẩm chất người nhân viên hành chính xuất sắc
Bằng cấp không phải là một yếu tố quyết định rằng các bạn có thể trở thành một Nhân viên ban hành chính giỏi hay không. Ngược lại, những người đạt được thành công ở vị trí này là nhờ các phẩm chất đáng trân quý như:
Sự cẩn thận, tỉ mỉ
Công việc của một người Nhân viên bộ phận hành chính chủ yếu liên quan đến giấy tờ, hồ sơ, lưu trữ hệ thống thông tin; bởi vậy, sự cẩn thận, tỉ mỉ chính là yếu tố không thể thiếu. Bên cạnh đó, họ cũng luôn cần phải có kỹ năng làm việc một cách khoa học và biết cách vận dụng sự phát triển của công nghệ thông tin vào quá trình làm việc.
Sự chăm chỉ, tận tình và nghiêm túc với công việc
Công việc của Nhân viên hành chính tuy không hẳn là đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao nhưng khối lượng công việc lại vô cùng lớn. Nếu không thực sự chăm chỉ và nghiêm túc thì họ sẽ không thể nào hoàn thành công việc hoặc là dẫn đến tình trạng sai sót trong lưu trữ thông tin, quản lý giấy tờ hồ sơ,…
Tinh thần sẵn sàng hỗ trợ, giúp đỡ mọi người
Như đã nói ở trên, Nhân viên bộ phận hành chính là trung tâm liên lạc của tất cả nhân viên trong công ty – nơi mà họ tìm đến để được hỗ trợ, được giải đáp thắc mắc. Điều này đòi hỏi nhân viên phải là người vui vẻ, cởi mở và luôn sẵn sàng giúp đỡ mọi người.
Đây không chỉ được coi là một yếu tố giúp thành công mà còn là một trong số các điều kiện bắt buộc đối với những người làm công việc này. Khi nói tới công việc của Nhân viên hành chính, chắc hẳn nhiều người sẽ cho rằng đây là một công việc không yêu cầu bằng cấp, kỹ năng và người nào cũng có thể làm được.
Tuy nhiên, để đạt được thành công ở vị trí này, họ cũng cần phải có cho mình nền tảng kiến thức cực kỳ vững chắc về hoạt động hành chính cũng như rất nhiều những kỹ năng mềm quan trọng khác.
Có thể tìm công việc nhân viên hành chính ở đâu?
Nhân viên bộ phận hành chính được đánh giá là một vị trí quan trọng, đóng góp một phần không hề nhỏ vào quy trình vận hành của các công ty/ doanh nghiệp. Vì vậy, nếu như các bạn có ý định nộp CV xin việc Nhân viên bộ phận Hành chính thì các bạn cần lưu ý để đáp ứng yêu cầu và có thể apply tại OKVIP nhé.
Như vậy, chúng tôi đã giới thiệu chi tiết với các bạn thông tin về công việc nhân viên hành chính cùng những yêu cầu quan trọng của nghề. Hy vọng bạn đã có cho mình được những kiến thức cần thiết nhất. Taipei chúc bạn tìm được công việc phù hợp nhất nhé.
